Il d.lgs. 24/2023 raccoglie, abrogando le normative precedentemente vigenti in Italia, in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione, affidando allo strumento della segnalazione una primaria rilevanza nella prevenzione delle violazioni normative e assicurando ai segnalanti una più penetrante tutela sia del settore pubblico che privato.
La segnalazione (o Whistleblowing) è lo strumento per mezzo del quale è possibile segnalare una presunta condotta illecita commessa da altri soggetti.
La segnalazione è accessibile solo al segnalante e al Responsabile del canale interno del Whistleblowing di Unione Italiana Vini e all’Organismo di Vigilanza.
Tramite questa piattaforma il segnalante può inviare una segnalazione in maniera sicura e riservata.
Segnalazione Riservata: per segnalazione riservata si intende una segnalazione in cui il segnalante è identificabile. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare dell’utente e successivamente, una volta creato l’account, l’utente può inviare la segnalazione. Soltanto il Responsabile è in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e quindi visualizzarne l’identità.
La normativa prevede che essendo Unione Italiana Vini una società di diritto privato, che ha deciso di adottare un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/01 e, sia possibile effettuare segnalazioni relative a
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01 e violazioni del modello di organizzazione e gestione e controllo redatto ai sensi del D.lgs. 231/01;
- violazioni delle normative dell’Unione Europea indicate nell’art. 2 c.1 lettera a) punti 3),4),5),6) del D.lgs. 24/2023
La Società per la gestione delle segnalazioni interne ha deciso di utilizzare una piattaforma informatica conforme a quanto richiesto dal D.lgs. 24/2023.
Il software gestionale del Whistleblowing, in linea con il dettato normativo, garantisce adeguati livelli di sicurezza sia sui dati del segnalante che a livello di infrastruttura.
Il segnalante per procedere alla segnalazione deve registrarsi nell’area accedi alla segnalazione cliccando su registrati.
Dopo aver indicato il proprio username deve indicare i propri dati personale, un indirizzo mail. Inoltre, deve prendere visione della policy privacy.
Al termine della procedura deve accedere alla mail indicata nella registrazione per convalida.
A questo punto è possibile effettuare la segnalazione.
La segnalazione può avvenire in forma scritta o in forma orale (tramite la registrazione di un messaggio vocale). Le segnalazioni in forma scritta sono crittografate, mentre le segnalazioni in forma orale sono registrate con un distorsore vocale, che non permette di riconoscere la voce del segnalante.
Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi essenziali:
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione. È indispensabile che tali elementi siano conosciuti direttamente dal segnalante, e non riportati o riferiti da altri soggetti;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
- se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il reparto in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Tutte le segnalazioni sono raccolte dal gestore del canale di segnalazione interno che in Unione Italiana Vini Soc. Coop. è il segretario dell’Organismo di Vigilanza e saranno gestite:
- dall’Organismo di Vigilanza (OdV) nominato ai sensi del D.lgs. 231/01 in caso di esclusivo rilievo ai sensi del D.lgs. 231/01;
- dal gestore del canale di segnalazione interno, in quanto Istruttore, in tutti gli altri casi.
Il gestore del canale di segnalazione interno una volta ricevuta la segnalazione la gestisce secondo le modalità definite dall’art. 4 del D.lgs. 24/2023. Pertanto, entro 7 giorni comunica al segnalante che la segnalazione è stata presa in carico (dall’OdV o da lui stesso, in quanto Istruttore) ed entro 3 mesi dalla ricezione comunica al segnalante l’esito delle indagini interne.
Una volta inviata la segnalazione, il segnalante può seguirne l’andamento e continuare a comunicare con il Gestore (che istruisce le segnalazioni non avente come oggetto la 231, come Istruttore) o con l’OdV attraverso l’area messaggi, associata alla segnalazione. Tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma. Il segnalante riceverà una notifica via email quando l’istruttore o l’OdV invierà un messaggio. In ogni caso si consiglia di accedere periodicamente alla segnalazione per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte del gestore del canale o dell’OdV.
Per maggior riservatezza, consigliamo di non utilizzare un indirizzo e-mail aziendale.
L’identità del segnalante resta nascosta anche al gestore del canale di segnalazione interno, che comunque avrà la facoltà di visualizzarla se lo riterrà necessario. In tal caso il segnalante verrà informato da un avviso all’interno del gestionale.
Per maggior riservatezza suggeriamo di:
- non inserire dati personali che potrebbero far risalire all’identità del segnalante nella descrizione del fatto segnalato;
- non utilizzare un indirizzo e-mail aziendale per la registrazione o per ricevere notifiche dal sistema;
- non inviare una segnalazione dalla propria postazione di lavoro.
Il segnalante è tutelato da ogni misura ritorsiva o discriminatoria eventualmente adottata dall’Ente a causa della segnalazione effettuata.
Il decreto prevede, a tutela del whistleblower, il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.
Oltre a quelle espressamente indicate nell’art. 17 del d.lgs. n. 24/2023 possono costituire ritorsioni, ad esempio, anche la pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati; una valutazione della performance artatamente negativa; una revoca ingiustificata di incarichi; un ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto; il reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi); la sospensione ingiustificata di brevetti, licenze, etc.
Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC tramite il canale di segnalazione esterno. Ad ANAC è affidato il compito di accertare se esse siano conseguenti alla segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata.
Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal legislatore, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati connessi alla denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.
Al momento della segnalazione la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
La segnalazione deve essere finalizzata alla salvaguardia dell’integrità dell’Ente, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del segnalante, non può riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi o i referenti aziendali.
In caso di segnalazioni false e che possono ledere la reputazione della Società, Unione Italiana Vini Soc. Coop. si riserva la possibilità di far valere i propri diritti nelle sedi e modalità più opportune.
In particolare, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria rimane invariata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
La norma prevede ulteriori modalità di segnalazione: Canale Esterno, Divulgazione Pubblica.
La normativa favorisce in via prioritaria la scelta del canale interno, rispetto alle altre forme di segnalazione. Infatti, è possibile ricorrere al Canale esterno (segnalazione ad ANAC), quando sussiste almeno una delle condizioni indicate nell’art. 6 del D.lgs. 24/2023, mentre è possibile ricorrere alla divulgazione pubblica, quando sussiste almeno una delle condizioni indicate nell’art. 15 del D.lgs. 24/2023.
Per quanto concerne il trattamento dei dati personali si rimanda alla policy privacy contenuta nella piattaforma per le segnalazioni.
